주최자는 국제콩쿠르의 기획 및 운영을 위해 운영위원회와 사무국을 조직하고, 운영위원회는 국내외의 저명 음악인들로 심사위원회를 구성한다.

콩쿠르 참가에 따른 여행경비 및 체재비는 참가자 부담을 원칙으로 한다. 단, 대한민국 비거주 외국인 참가자에 한해 다음과 같이 항공료를 보조하되, 대한민국 세법에 따라 세금을 공제한다.

• 아시아 지역 500달러
• 기타 지역 1,000달러

또한 대한민국 비거주 외국인 참가자에게는 지정된 숙박 장소에 한하여 2027년 3월 14일(일)부터 다음과 같이 숙식이 제공된다.

• 1차예선 참가자 1차예선 종료일의 다음 날 아침까지
• 2차예선 참가자 2차예선 종료일의 다음 날 아침까지
• 준결선 참가자 준결선 종료일의 다음 날 아침까지
• 결선 참가자 결선 종료일의 다음 날 아침까지

모든 참가자는 2027년 3월 15일(월) 출연 순서 추첨 전에 사무국에 반드시 등록하여야 한다.

1차예선 진출이 확정된 외국 국적의 참가자 중 대한민국 입국을 위해 비자가 필요한 경우, 거주국의 한국 대사관이나 영사관을 통해 입국 사증을 발급받아야 한다. 단, 비자 발급은 참가자 본인의 책임이며, 비자 발급에 필요한 모든 비용 또한 참가자 본인이 부담한다. 사무국은 요청 시 비자 발급에 필요한 관련 서류를 제공한다.

대한민국 비거주 외국인 참가자(대한민국에 거주하는 외국인은 제외)에게는 1차예선 이틀 전부터 참가 종료일까지 매일 3시간의 피아노 연습 기회를 무료로 제공한다. 모든 결선 참가자에게는 결선 전에 무대 리허설을 포함하여 2회의 오케스트라 리허설 기회를 제공한다.

참가자는 본인이 연주하는 곡의 원본 악보를 사용해야 한다. 주최자는 악보의 무단 사용 등 참가자의 악보 사용과 관련하여 발생하는 문제에 대해 일절 책임을 지지 않는다. 또한, 참가자는 연주곡의 악보 사본을 준비하여 주최자에게 제출하여야 한다. 결선 연주곡의 경우, 오케스트라 악보를 기한 내 준비하기 어려울 때에는 주최자가 참가자에게 레퍼토리 변경을 요청할 수 있다.

2027년 3월 15일(월)에 참가자들의 출연 순서를 추첨으로 정한다. 추첨된 연주 순서는 변경될 수 없으나, 결선에 한해 프로그램 운영상 필요한 경우 변경될 수 있다. 참가자는 자신의 연주일에 지정된 시간까지 공연장 내 사무국에 도착해야 한다. 본인 순서에 출연하지 못한 참가자는 기권으로 간주한다. 단, 불가항력적인 사유가 인정되는 경우 심사위원회는 콩쿠르 진행 상황을 감안하여 이후 순서에 출연하도록 허용할 수 있다.

참가자가 콩쿠르에 참가하는 동안 참가자와 주최자 간에는 독점계약 관계가 성립된다. 따라서 참가자가 언론매체와 접촉하려면 사전에 주최자의 동의를 얻어야 한다. 주최자는 다음 권리를 무상으로 보유하며, 참가자는 어떤 경우에도 이의를 제기하거나 대가를 청구할 수 없다.